Einsatz von elektronischen Datenräumen bei mittelständischen Unternehmensverkäufen

Bei Unternehmensverkäufen werden in der Regel Datenräume eingerichtet, in denen dem potenziellen Käufer wichtige Informationen zur Beurteilung der Transaktion bzw. des Kaufgegenstandes zur Verfügung gestellt werden. Während früher vielfach Konferenzräume wochenlang mit einer großen Anzahl von Ordnern bestückt wurden, werden heute auch bei kleineren und mittelgroßen Transaktionen durch die Deutsche Mittelstandsfinanz GmbH zunehmend elektronische Datenräume eingesetzt. Diese Datenräume entstehen, indem die für die Beurteilung einer Transaktion wesentlichen Unterlagen, wie Gründungsurkunden, Gesellschaftsverträge, Grundbücher, Bilanzen, Personaldaten, Vertriebsdaten, Lieferantendaten etc. von der in der Regel in Papier vorliegender Form in eine elektronisch lesbare Form durch sogenannte Datenraumanbieter übertragen werden. Die Anbieter ermöglichen es, in sicheren Bereichen des Internets die in elektronischer Form vorliegenden Dokumente, einzusehen. Die Kosten für diese Datenräume richten sich dabei nach Größe, der Anzahl der hinterlegten Dokumente und Informationen sowie der Dauer der Aufrechterhaltung des Datenraums. Obwohl die Anbieter der Datenräume das Einlesen der Informationen in die Datenräume anbieten, empfiehlt es sich, einen externen Berater wie die Deutsche Mittelstandsfinanz GmbH bei der Einrichtung dieser Datenräume einzuschalten. Zunächst ist zu klären, in welchem Umfang Daten in elektronischer Form aufbereitet werden sollen. Im Rahmen eines vernünftigen Zeit und Kostenmanagements sollte im Vorfeld mit Hilfe eines erfahrenen Beraters festgelegt werden, welche Dokumente überhaupt benötigt werden. Nachdem die Grundgesamtheit an Daten bestimmt wurde, sind diese in Themenbereiche zu klassifizieren und in eine Datenraumstruktur aufzuteilen. Diese Strukturen wiederum müssen mit Berechtigungen zum Lesen, Drucken, Kopieren und Bearbeiten für die einzelnen Benutzer des Datenraumes versehen werden. Schließlich sollten weitere abgestufte Zugriffsberechtigungen vergeben werden, so dass Informationen in abgeschichteter Form, den zum Kauf interessierten Parteien, angeboten werden können. Schließlich sollten nicht für jeden ersten Eindruck und jedem interessierten Käufer alle Interna und Geschäftsgeheimnisse offengelegt werden. Nachdem das System grundlegend programmiert wurde, müssen einzelnen Benutzern des Käufers, in der Regel Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Unternehmensberatern Zugangsberechtigungen für den Datenraum gewährt und diese Benutzer entsprechend der vorgesehenen Benutzerberechtigung freigeschaltet werden.

Während der Benutzung des Datenraumes durch diese Berater tauchen häufig Fragen auf, wie der Datenraum benutzt werden kann, wie manche Informationen zu interpretieren sind oder es werden weitere Informationen angefordert. Diese Koordinationsarbeiten sollte man ebenfalls an einen erfahrenen Berater wie die Deutsche Mittelstandsfinanz GmbH übertragen, der den Datenraum managt.

Die Vorteile solcher Datenräume liegen darin, dass insbesondere in Auktionen, in denen mehrere Bieter gleichzeitig für ein Unternehmen bieten, allen Parteien gleichzeitig die gleichen Informationen bereitgestellt werden können. Die Transaktionsgeschwindigkeit lässt sich durch den Einsatz eines elektronischen Datenraumes somit deutlich erhöhen. Statt die Daten auf Nachfrage jedem Interessenten bereitzustellen, gibt es quasi eine gut vorbereitete Bibliothek, die jedem Interessenten geöffnet werden kann. Zudem können die Berater auch von ihren Arbeitsplätzen aus arbeiten, so dass die Belastung für das Unternehmen durch den Besuch ständig neuer Berater gesenkt werden kann. Ein weiterer Vorteil ist, dass man die Besucher des Datenraumes in der Regel überwachen kann: so kann man in Statistiken die Dauer der Datenraumnutzung ermitteln oder Einsehen, welche Themen offensichtlich für den einzelnen Käufer und dessen Berater beim Unternehmenskauf von Interesse sind.

Die Experten der Deutschen Mittelstandsfinanz GmbH stehen gerne für ein erstes unverbindliches Beratungsgespräch zur Verfügung.